lettres d'autorisation sont parfois utilisés pour veiller à ce qu'un individu donné est autorisé à accéder aux ressources qui sont la province d'une autre personne, ou comme un moyen d'accorder la possibilité ou le privilège de participer à une tâche. La lettre d'autorisation est souvent utilisé comme un moyen de garantir la légalité de l'accès aux ressources, ou de définir les paramètres de ce que les privilèges sont étendus à un individu. Voici quelques conseils sur la façon d'écrire une lettre d'autorisation de base.

Instructions

•  Déterminer le type d'autorisation qui est nécessaire. L'autorisation est destinée à permettre l'accès aux différents fichiers, systèmes ou d'autres ressources de l'entreprise? Peut-être l'autorisation est destinée à transmettre une autorisation temporaire d'agir dans une position jusqu'à ce que quelque chose de plus permanent est disposé. Définir l'objectif et la portée de l'autorisation aidera à rendre la rédaction du contenu de la lettre beaucoup plus facile.

•  Fixer le nom et l'adresse de la partie qui doit recevoir la lettre d'autorisation. Bien que considérée comme un fait dans les années passées, ceci est une étape qui est parfois négligée dans les établissements d'affaires plus occasionnels. Une bonne lettre d'autorisation est toujours adressée à une personne en particulier qui est a le pouvoir de reconnaître et de mettre en œuvre les dispositions énoncées dans le texte de la lettre.

•  Obtenir le nom propre et un certain type de qualification des informations d'identification de l'individu qui est accordée une autorisation spéciale. L'utilisation du nom propre, plutôt que d'un surnom ou une version raccourcie du nom propre, sera nécessaire si la lettre d'autorisation nécessite notarizing dans le cadre du processus. Les informations d'identification peut être un numéro d'employé, numéro de sécurité sociale, ou autre forme d'identification qui permettra au destinataire que la personne nommée dans la lettre est la même personne qui se voit accorder les privilèges ou droits mentionnés dans le texte.

•  Écrire le corps de la lettre. Dans le premier paragraphe, d'identifier la personne qui doit être accordé une autorisation avec une description générale des types de ressources ou de capacités soit accordée. Dans les deux prochains paragraphes, spécifiez la plage ou de la portée de l'autorisation, y compris les autorisations auxiliaires qui peuvent ne pas être évidents ou connexes à l'objectif principal. Dans le dernier paragraphe, préciser la durée de l'autorisation d'une plage de dates. Si la période d'autorisation est indéterminée, préciser la date de début et que l'autorisation restera en vigueur jusqu'à nouvel ordre.

•  Fermez avec des informations concernant la capacité de la partie émettrice d'attribuer l'autorité de cette nature. Cela peut être quelque chose d'aussi simple que notamment le titre de l'entreprise de la partie, comme président, ou à la tête d'un ministère. L'utilisation du titre sert de preuve que l'émetteur de la lettre peut en effet étendre ces types de droits ou privilèges au destinataire.

Conseils et avertissements

• Si la portée de l'autorisation comprend de nombreuses tâches, pensez à utiliser une liste à puces des tâches les plus communs associés à l'extension de l'autorité, ainsi que d'un point de fourre-tout qui permet à d'autres privilèges étendus, sur une base ponctuelle.
• Toujours imprimer la lettre sur papier à entête et signer avec un stylo à l'encre bleue. Alors que l'encre noire est considérée comme plus traditionnel et approprié, encre bleue assure le document est une copie originale et non susceptibles d'avoir été altéré.
• Soyez prudent sur l'utilisation de ce format d'étendre vague et englobant toute autorité. Défaut d'inclure des détails spécifiques laisse le contenu de la lettre ouverte à la conjecture et pourrait conduire à des conséquences négatives pour la société.