Entreprises et de nombreuses autres organisations tiennent souvent des réunions et des conférences sur une base régulière, ainsi que d'envoyer des délégations pour promouvoir des articles et services à des foires commerciales. Parfois, les membres de la famille se rendent à un lieu central pour les réunions. Dans tous ces cas, les gens ont besoin d'hébergement. Par conséquent, une partie importante de la planification de ces événements est en train d'écrire une demande de propositions (DP) pour plusieurs hôtels et centres de conférence pour voir celui qui peut vous donner les chambres, les services et autres équipements que votre groupe a besoin et au meilleur prix.

Instructions

•  Créer une page de couverture dans laquelle vous indiquez le titre de votre proposition (à savoir, "Hôtel Hébergement DP»), le nom de votre événement et de l'entreprise, l'information de la personne qui fera les arrangements de contact (nom, adresse, email, téléphone et numéros de fax), et les dates inclusives de l'événement.

•  Expliquer les faits. Dans le premier paragraphe écrire sur votre groupe et le nombre de personnes attendues, des informations sur votre événement (il est une conférence annuelle, un atelier bimensuel?), Si vous aurez besoin de réunion et / ou espace de banquet, et les dates de l'événement .

•  Inclure une discussion approfondie sur les besoins de votre groupe dans les paragraphes sous la rubrique «Exigences». Utilisez des sous-titres, tels que les «dates» (dates d'arrivée et de départ et temps) et "types de chambre" dans laquelle vous souhaitez inclure la façon dont de nombreuses chambres avec roi, reine ou lits doubles sont nécessaires, et combien de suites seront nécessaires. Notez combien de non-fumeurs ou chambres accessibles aux handicapés sont nécessaires. Inclure aussi «Repas» si votre groupe va les obliger (dire lequel les repas et quelles dates), et la taille des salles de réunion ou de banquet nécessaire.

•  Ajouter une autre sous-position appelée "demandes supplémentaires". Inclure tout équipement audio-visuel, l'hébergement de stationnement, des navettes d'aéroport, salles d'entraînement, piscines chauffées, ou l'accès WiFi que vous pourriez avoir besoin.

•  Ecrire la section «Budget» dans lequel vous incluez le montant maximum que vous êtes prêt à payer pour chaque chambre, le taux par personne pour toutes les banquets, et des coûts de location de salles de réunion et des rafraîchissements.

Conseils et avertissements

• Toujours écrire une lettre d'accompagnement qui accompagnera toute proposition. Expliquer les bases de la lettre et de réitérer la date que vous avez besoin d'une réponse et quand vous envisagez de prendre votre décision.
• Envoyer propositions à deux ou trois établissements de sorte que vous pouvez voir comment les prix et les commodités comparer.