Prenant minutes lors d'une réunion est un élément vital de garder un comité qui fonctionne bien. Lorsque vous prenez minutes, votre objectif est d'enregistrer l'information qui est discuté lors de la réunion que les autres puissent vous y référer. Les minutes donnent également une orientation aux futures réunions. Etre organisé et précis lorsque vous est très important de les enregistrer. Aller à la rencontre avec un plan minutes permet de prendre beaucoup moins écrasante.

Instructions

•  Apportez un ordinateur portable à la réunion avec vous si possible. En supposant que vous tapez plus vite que vous écrivez, avoir un ordinateur portable avec vous vous aidera à prendre des notes plus efficacement. Vous aurez également partie du travail est déjà fait quand vient le temps de taper un projet final des minutes à distribuer.

•  Lire plus de l'ordre du jour pour la réunion à l'avance afin que vous sachiez à quoi vous attendre et d'écouter pour. Vous pouvez préparer une feuille avec un espace vide sous chaque sujet à l'ordre du jour pour rendre plus facile la prise de notes. Cela permettra de garder vos notes organisées et sur la tâche.

•  Commencez par enregistrer les informations de base telles que la date, l'heure, le lieu et la date de la prochaine réunion. Notez les noms des personnes à la réunion. Sinon, passer autour d'une feuille de présence.

•  Concentrez-vous sur l'enregistrement des principaux points de la discussion de la commission plutôt que de brouillage d'écrire chaque petit détail. Ne vous inquiétez pas à propos de la propreté ou de l'écriture sur des phrases complètes pendant que vous prenez minutes - car il est juste une version préliminaire, vous pouvez revenir plus tard et la rendre cohérente. Tant que vous pouvez comprendre ce que vous avez écrit quand vous regardez en arrière, ne pas insister de faire apparaître la première version officielle. Vous voulez être en mesure d'écouter ce qui se dit en plus de prendre note des principales idées.

•  Tapez un projet final des minutes dès que possible après la fin de la réunion. De cette façon, il sera frais dans votre esprit, et vous ne pas avoir à lutter pour se souvenir de rien. Le format de la version finale dépend de la formalité de la réunion, mais vous devez généralement écrire dans un style narratif et objectif. Dressez la liste des informations de base (date, heure, et les participants) au haut de la page. Utilisez des sous-positions pour organiser les sujets de discussion. Conclure avec la date et le lieu de la prochaine réunion - et éventuellement un ordre du jour préliminaire.

•  Distribuer les minutes à tous les membres du groupe par courriel ou en personne. Vous voudrez peut-être les initiales de leurs noms sur une liste de sorte que vous avez un dossier que tout le monde a reçu une copie.