November 15
Si votre entreprise fait régulièrement des voyages d'affaires, vous savez que Voyage peut rapidement devenir l'un de vos plus grandes dépenses. Mise en place d'une politique de Voyage d'entreprise est la meilleure façon de réduire les coûts et d'obtenir vos employés sur la même page. Une politique de Voyage assure que les gens ont des limites et des lignes directrices à utiliser lors de la planification des voyages. En outre, avec les contrats correctes en place, votre entreprise peut obtenir des rabais et des ristournes à la fin de l'année. Combien vous pouvez obtenir dépend de la quantité que vous voyagez. Voici comment définir une politique de Voyage d'entreprise qui profitera à toutes les personnes impliquées.
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Faites une liste des villes dans lesquelles votre entreprise n'a généralement entreprise. Déterminer les compagnies aériennes vont à toutes les destinations nécessaires. Contactez chaque compagnie aérienne choisie, et demander à un représentant d'un contrat d'entreprise. Utilisation précédente budget Voyage de votre entreprise, estimer combien de voyages de votre entreprise rend par an. Dites au représentant des ventes combien d'argent votre entreprise passe sur Voyage. Laissez-lui savoir le nombre de déplacements estimés pour l'année à venir. Demandez à ce que la compagnie aérienne peut faire pour vous si vous volez uniquement sur leur support. Les compagnies aériennes peuvent offrir un couple d'options d'épargne. Contactez plusieurs compagnies aériennes et de comparer. Faites le calcul, et choisir l'option qui vous donnerait la plus grande réduction. Obtenez votre affaire par écrit.
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Répétez le processus de négociation avec les fournisseurs de voitures et d'hôtels. Gardez au moins deux de chacun des vendeurs de voiture et hôtel, cependant. Vous ne savez jamais quand ces choses peuvent obtenir sur-réservé.
• Écrivez-up. Attribuer un membre du personnel ou votre agent de Voyage d'entreprise de rédiger tous les détails de vos politiques et procédures de voyage nouvelles. Assurez-vous que tous les employés savent qu'ils sont attendus pour honorer vos offres négociées. Faites-en une politique de l'entreprise que les voyages sont réservés uniquement de vos fournisseurs préférés. Trouver un moyen de faire respecter en vérifiant sur les voyages, et disposer d'un système d'approbation en place. Vous ne voulez pas de submerger vos employés en étant trop strict, mais expliquer la raison pour laquelle tout cela doit être suivie pour le bénéfice de tous.
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Gardez track.Ask les divers fournisseurs de voyage pour vous fournir un rapport trimestriel pour suivre l'utilisation. Demandez à votre département de comptabilité à des démarrages d'une base de données de journalisation de toutes les dépenses liées aux voyages. Rencontre avec les employés qui ne suivent pas la politique, et de souligner l'importance des économies de coûts. Votre entreprise se tient à sauver des milliers de dollars par an en adhérant à une politique de Voyage négocié.
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Faire usage d'un agent de Voyage. Si vous ne disposez pas d'un agent de Voyage sur place, chercher une agence spécialisée dans le Voyage d'entreprise. Alerter votre agent de vos supports et contrats préférés. Votre agent de Voyage peut alors aider à tous vos employés quand ils réservent Voyage d'entreprise. Ce sera apprécié par vos employés, car il faut une charge de travail hors de leur dos, et il vous donnera la tranquillité d'esprit en sachant que votre politique de Voyage d'entreprise est appliquée.